¿Cómo afecta la ley antifraude a tu programa de gestión?

La nueva Ley Antifraude 11/2021 entra en vigor el 11 de Octubre de 2021 y establece normas contra las prácticas de elusión fiscal luchando contra los software de doble uso con multas de 50.000€ para los usuarios de los mismos. En este artículo explicamos cómo puedes evitarlas.

En el BOE de 10 de julio de 2021, se ha publicado la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, de transposición de la Directiva (UE) 2016/1164, del Consejo, de 12 de julio de 2016, por la que se establecen normas contra las prácticas de elusión fiscal. 

En esta ocasión se ha puesto el foco en los programas de gestión que incurren en fraude al permitir que se pueda llevar una contabilidad B y en otras actividades que favorecen la economía sumergida. Cualquier autónomo o empresa que siga utilizando programas que permitan realizar dichas prácticas serán multados.

Ley Antifraude y su propósito contra los software de doble uso

Específicamente se ha introducido una modificación en la Ley General Tributaria a través del nuevo artículo 29.2.j:

“j) La obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. Reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad.”

Lo que hace referencia a la Ley Antifraude en relación a la obligatoriedad de que los programas de gestión no permitan doble contabilidad. Pero, además, también incluye otras medidas para reducir el fraude y la economía sumergida que también debes tener en cuenta, como son:

• Limitación de pagos en efectivo a 1000€, aplicable entre particulares y empresas.
• Supresión de ventajas fiscales que algunas CCAA concedían a los pactos sucesorios o herencias en vida.
• Cambios en el impuesto de matriculaciones.
• Control de criptomonedas.

• El umbral de deuda con Hacienda se ha rebajado hasta los 600.000€ para aparecer en la lista de morosos. 
• El concepto de paraíso fiscal se amplía, quedan prohíbidas las amnistías fiscales y se han tomado otras medidas relacionadas con las SICAVS o SOCIMI.

La Agencia Tributaria ha creado un documento con respuestas a las preguntas frecuentes sobre la nueva ley antifraude que puedes consultar aquí.

Infracciones en los softwares de doble uso

Un software de doble uso es aquel que permite cualquiera de las siguientes acciones:

• No reflejar en su totalidad o parcialmente las transacciones efectuadas. 
• Permite llevar contabilidades distintas del artículo 200.1.d) de la misma ley.
• Registrar transacciones diferentes a las anotaciones.
• Alterar transacciones ya registradas sin dejar anotaciones en el mismo software.
• No garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.

A fecha 7 de octubre de 2021 todavía no existe una certificación para los programas de gestión. En cuanto se disponga de las especificaciones técnicas por parte de la Administración, aquellos programas no certificados estarán incurriendo en infracción.

La mera tenencia de este tipo de programas por parte de los usuarios está considerada como infracción grave y tiene cuantiosas multas, tanto para el distribuidor como para el usuario 

Gestionar tu negocio con hojas de cálculo: ¿también es sancionable?

Un gran número de empresas y autónomos gestionan su negocio mediante hojas de cálculo (llámese Excel, Sheets, etc…) o en papel. Hasta ahora esto era válido para gestionar su negocio pero ahora con la nueva ley antifraude no se debe seguir realizando esta practica ya que no estamos cumpliendo con los principios que exige esta nueva ley de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. 

Por lo que, aunque no han sido especificados por la nueva ley antifraude existe una alta probabilidad de que al utilizar hojas de cálculo podamos ser sancionados con una infracción tributaria grave. 

Multas de la ley antifraude

Estas son las cantidades por cada infracción de la ley antifraude:

• Multas de 150.000€: Para la fabricación, producción y comercialización de programas de gestión de doble uso y que permitan cualquiera de las acciones mencionadas en el anterior punto. La cuantía se multiplicará por cada año en el que hayan tenido ventas.
• Multas de 50.000€: Será objetivo de sanción cualquier usuario que utilice o tenga en su haber un programa de doble uso. La tenencia del programa será sancionable aunque no se utilice para llevar una doble contabilidad. La cuantía se multiplicará por cada año, al igual que en el punto anterior.

¿Qué hace IO Informática para adecuarse a la ley antifraude?

Del apartado anterior, se deducen las características que obligatoriamente han de satisfacer los programas de gestión y que IO satisface plenamente:

• Integridad: dado que se registra toda la información necesaria para emitir correctamente tus facturas y el resto de documentos comerciales.

IO te permite crear, consultar, descargar y enviar todos tus documentos comerciales cumpliendo todos los requisitos para garantizar la autenticidad e integridad del origen del documento desde la fecha de expedición y durante el periodo de conservación, sin que pueda modificarse su contenido por terceros. 

• Conservación: la no conservación de la información será considerada como infracción tributaria grave, con una sanción proporcional al volumen de grupo.

Dado que la información siempre permanece en el sistema, e incluso si se procede a su eliminación, ésta sigue siendo accesible desde el apartado “Papelera de reciclaje” dentro de IO, cuyo contenido no puede ser eliminado.

• Accesibilidad: La información debe ser siempre accesible por todos los usuarios a los que se ha otorgado acceso, a través de nombre de usuario y contraseña encriptada, y con roles específicos que garanticen que cada usuario solo podrá acceder a la información a la que se le ha autorizado acceder en cumplimiento del RGPD.

La gestión de usuarios de IO, te permite crear diferentes roles para tus empleados, con distintos permisos para el tratamiento de la información empresarial y creación de documentos, para evitar la violación de datos y poder restringir el acceso a la información confidencial de tus clientes. 

• Legibilidad: Todo programa de gestión que quiera cumplir con los requisitos de la nueva ley antifraude, necesita cumplir con los formatos estándar para su legibilidad.

En IO toda la información almacenada es perfectamente inteligible a través de su versión web y sus apps móviles, además de poder ser exportada en formato estándar y texto plano. 

• Trazabilidad, dado que en IO se registra qué usuario creó cada documento, incluido la fecha y la hora en que se realizó, así como toda su gestión documental relacionada, llevando una trazabilidad completa de todos tus procesos de venta y de compra.
• Inalterabilidad de los registros sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos, dado que se lleva un registro de todas y cada una de las modificaciones realizadas sobre tus documentos, incluidos la fecha, el usuario y la IP desde la que se realizó, al mismo tiempo que se almacena una copia exacta de todas sus versiones anteriores, incluso para los elementos eliminados, que son siempre accesibles desde el apartado “Papelera de reciclaje”.

IO está adaptado para cumplir también estos dos últimos requisitos de la ley antifraude, gracias la opción de visualización de cambios dentro de cada documento que viene representado con el icono , donde podrás visualizar la fecha de creación y edición, que empleado la modificó, la dirección IP del usuario que la modificó, y si se hizo desde un dispositivo web o móvil.

Esto es todo lo que necesitas para no ser multado con 50.000€ por culpa de tu sistema de facturación, si quieres asesoramiento por parte de un experto de IO sobre la mejor manera de gestionar tu negocio, déjanos tus datos y te llamaremos para ofrecerte una solución adaptada a tu negocio.

Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.