Software de gestión VERIFACTU

En el marco de la Ley Antifraude, el Reglamento de sistemas informáticos de facturación (conocido comúnmente como VeriFactu) transformará por completo la facturación de empresas y autónomos en España. 

Sanciones, códigos QR, factura electrónica B2B obligatoria y conexión directa con la Agencia Tributaria (AEAT). Descubre todo lo que necesitas saber y cómo cumplir fácilmente con la normativa VeriFactu. 

🔍 ¿Qué es VERIFACTU?

VeriFactu es la abreviatura de «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT». Se trata de un sistema de registro de facturación impulsado por la Agencia Tributaria para combatir el fraude fiscal, evitar el software de doble uso y fomentar la transparencia en la gestión, contabilidad y facturación de empresas y autónomos. 

El aspecto más relevante de VeriFactu es la obligación de emitir facturas mediante un software que cumpla con los requisitos estipulados por el Reglamento 1007/2023, permitiendo remitir de forma segura e inalterable la información a las bases de datos de la Administración. 

📅 ¿Cuándo entrará en vigor VERIFACTU?

El calendario de implantación ha cambiado drásticamente respecto a los planes iniciales, abriendo un escenario de transición digital que combina las fechas legales actuales del BOE y el plan de convergencia de Hacienda: 

• Plazos legales según el BOE vigente (Real Decreto-ley 15/2025): Formalmente, las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades tienen como límite el 1 de enero de 2027 para adecuar sus sistemas informáticos, mientras que el resto de empresas y autónomos disponen hasta el 1 de julio de 2027. 

• Previsión de unificación (Octubre de 2028): El Ministerio de Hacienda ha anunciado oficialmente una reforma para posponer la exigencia real de VeriFactu hasta octubre de 2028. El objetivo de este movimiento técnico es hacer coincidir este reglamento exactamente con la implantación general de la Factura Electrónica obligatoria entre empresas y profesionales (regulada por el Real Decreto 238/2026), evitando que pymes y autónomos tengan que pasar por dos procesos de adaptación informática diferentes. 

Es fundamental anticiparse y comenzar a adaptar los sistemas de facturación y gestión desde ahora para garantizar el cumplimiento normativo con tiempo y evitar las severas sanciones fijadas por la ley. 

🛠️ ¿Qué requisitos debe cumplir tu software de facturación?

Cualquier programa que se utilice para emitir facturas en tu negocio debe asegurar el cumplimiento de los requisitos técnicos establecidos por la Ley Antifraude, entre los que se incluye garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de cualquier registro de facturación. 

Esto conlleva que el software de facturación mantenga la información de manera segura, estructurada y en formatos estandarizados durante los plazos legales. Además, debe asegurar que los datos históricos no puedan ser modificados de forma fraudulenta ni eliminados, manteniendo un registro inalterable de todas las operaciones comerciales. 

🌐 Conexión con la AEAT

Tener la capacidad técnica de enviar los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma automática e instantánea si se opta por el canal verificable. 

🔗 Cadena de custodia (Encadenamiento)

Contar con un encadenado entre facturas que añada una huella digital o «hash» a cada registro de facturación o anulación, permitiendo verificar su trazabilidad de forma secuencial y garantizando que no se ha intercalado ninguna factura de manera ilícita. 

🔑 Certificado electrónico y firma

Firmar electrónicamente los documentos de facturación emitidos cuando se utilicen canales que requieran firma digital, asegurando la total autenticidad y la integridad de los datos fiscales. 

🔲 Código QR y texto identificativo

Generar un código QR único para cada factura impresa o en PDF junto a la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT», permitiendo a tus clientes y a la propia AEAT comprobar al instante en el portal público que el registro es real. 

📝 Registro de eventos

Disponer de una bitácora o registro de eventos que documente automáticamente cualquier interacción con el software, incluyendo actualizaciones del sistema, operaciones del usuario o accesos técnicos. 

📁 Formato estructurado y factura electrónica

Tener la capacidad de generar y procesar archivos en los formatos electrónicos admitidos por la normativa de facturación española (como XML, UBL o Facturae), garantizando la total interconexión con el ecosistema de la factura electrónica B2B obligatoria. 

👥 ¿Quién está obligado a utilizar VeriFactu?

Todos los autónomos y empresas que emitan facturas en territorio nacional deben hacerlo mediante un programa que cumpla con los requisitos del Reglamento. El sistema contempla dos modalidades de interacción con la Agencia Tributaria: 

1. Sistema VERI*FACTU (Envío voluntario directo): Se remiten todos los registros de facturación a la AEAT de forma automática, en tiempo real y securizada. Al enviarse de forma directa y transparente a la Administración, la factura adquiere mayor confianza legal y los procesos técnicos se simplifican considerablemente. 

1. Sistemas No VERI*FACTU (Registro en local): El software genera los archivos locales seguros y encadenados firmados digitalmente, pero no los envía automáticamente a Hacienda. No obstante, el programa debe estar plenamente listo para que la AEAT pueda solicitar el acceso, descarga, volcado, consulta o impresión de dichos registros informáticos en cualquier inspección posterior. 

⚠️ Excepciones principales

Quedan excluidos de cumplir con VeriFactu aquellos empresarios que ya están obligados al SII (Suministro Inmediato de Información), quienes no tengan obligación de facturar, las actividades acogidas a ciertos regímenes de agricultura, ganadería y pesca, y aquellos negocios con domicilio fiscal en los territorios de régimen foral (País Vasco y Navarra), los cuales se rigen por sus propios sistemas (TicketBAI). 

🚨 Sanciones por incumplimiento

La Ley Antifraude y el reglamento contemplan un régimen sancionador severo para combatir el fraude de software: 

• Sanciones para empresas y autónomos (Usuarios): Se prevén multas de hasta 50.000 € por cada ejercicio económico por el mero hecho de disponer o utilizar programas de facturación que no estén debidamente adaptados, certificados con la declaración responsable del fabricante, o que permitan la alteración y ocultación de datos fiscales. 

• Sanciones para productores y comercializadores (Desarrolladores): Para las empresas que fabriquen, distribuyan o vendan software que no cumpla con los requisitos legales o que permita el «doble uso» contable, las multas ascienden hasta los 150.000 € por cada año y modelo de programa comercializado. 

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